Zoom-Datenschutzerklärung

1.Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Online-Tool „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., 55 Almaden Blvd., Suite 600, San Jose, Kalifornien (95113), USA

2. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ via „Zoom“ ist die SgBU mbH.
Hinweis: Wenn Sie die Webseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Das Aufrufen der Internetseite ist nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen. Wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben, besteht ebenfalls eine Nutzungsmöglichkeit.

Die Basisfunktionen sind auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Webseite von „Zoom“ finden.

3. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei unter anderem davon ab, welche Datenangaben Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

über den Benutzer:
• Anrede, Vorname, Nachname, Firmenname
• eine gültige E-Mail-Adresse
• Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird)
• Telefon (optional)
• Profilbild (optional)
• Abteilung (optional)
Meeting-Metadaten:
• Thema
• Beschreibung (optional)
• Teilnehmer-IP-Adressen
• Geräte-/Hardware-Informationen
Bei Aufzeichnungen:
• MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen
• M4A-Datei aller Audioaufnahmen
• Textdatei des Online-Meeting-Chats
Bei Einwahl mit dem Telefon:
• Angaben zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer
• Ländername
• Start- und Endzeit
• ggf. werden weitere Verbindungsdaten wie z.B. IP-Adresse des Gerätes gespeichert
Text-, Audio- und Videodaten:
• bei Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen: Texteingabe, um diese anzuzeigen oder ggf. zu protokollieren
• ggf. Daten von Mikrofon und Videokamera des Endgerätes während der Dauer des Meetings (diese können Sie jederzeit selbst über die „Zoom“-Einstellungen abschalten bzw. stummstellen)
Zur Teilnahme an einem „Online-Meeting“ bzw. um einem „Meeting-Raum“ beizutreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.
Informationen zu Art und Umfang weiterer Datenverarbeitungen durch den Anbieter von „Zoom“ können sie dessen Datenschutzerklärung entnehmen. Diese finden sie unter: zoom.us/de-de/privacy.html

4. Rechtsgrundlage der Datenerhebung

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der SgBU mbH verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen oder zur Anbahnung einer Vertragsbeziehung durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

5. Empfänger/Weitergabe von Daten an Dritte

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, Sie haben einer Weitergabe ausdrücklich zugestimmt.
Weitere Empfänger: Soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist, erhält der Anbieter notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten.

6. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.
Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc., zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.
Nähere Informationen zum EU-Privacy Shield und zur Gültigkeit der Zertifizierung der „Zoom Video Communication Inc.“ finden hier:
www.privacyshield.gov/participant

7. Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

8. Betroffenenrechte und Widerspruchsrecht

Hinweise zu Ihren Betroffenenrechten und Ihrem Widerspruchsrecht finden Sie in unserer Datenschutzerklärung unter www.sgbu.de/datenschutzerklaerung.

Stand: 03.06.2020